Create an IMS file to track all activities related to the finding.
Créez un dossier SGI pour faire le suivi de toutes les activités liées aux résultats.
Open IMS file and record all activities related to the finding
Ouvrir un dossier SGI et enregistrer toutes les activités liées aux constats
Create or update the IMS file to track all activities related to the follow-up.
Créez ou mettez à jour le dossier SGI pour y consigner toutes les activités reliées au suivi.
Supervisors must review the IMS file to verify that the activities have been carried out and are appropriately documented before they close the file.
Avant de fermer un dossier SGI, les superviseurs doivent le passer en revue pour vérifier que les activités ont bel et bien été réalisées et qu'elles y sont correctement consignées.
For each recall we examined, we reviewed information in the IMS file to determine whether each step in the process was carried out according to established policies, and whether it was documented in the IMS as required.
Pour chacun des rappels que nous avons étudiés, nous avons analysé l'information figurant au dossier SGI afin de déterminer si chaque étape du processus avait été suivie conformément aux politiques établies et si elle avait été dûment consignée dans le SGI.
Update and close the IMS file once the issue is resolved. References
Mettre à jour et fermer le dossier SGI lorsque le problème a été résolu. Références
However, the administrative action taken with respect to other verbal exchanges of personal information where no corresponding IMS file exists varied among the respondents.
Cependant, lorsque aucun dossier ne se trouve dans le SGR, les mesures administratives prises relatives à d'autres échanges verbaux de renseignements personnels varient selon les répondants.
In addition, if an IMS file were closed in error, correcting it was very difficult, and therefore, the grievor and others waited a short while to make sure files were completed.
De plus, si un dossier du SGI était fermé par erreur, il était très difficile de le corriger et, par conséquent, la fonctionnaire et d'autres personnes attendaient pendant une courte période pour s'assurer que les dossiers étaient achevés.
4.53 We also found that using the closure of the IMS file as the basis to complete this work does not allow for timely follow-up.
4.53 Nous avons aussi constaté que l'utilisation de la fermeture du dossier dans le SGI comme date de départ ne permettait pas d'assurer un suivi en temps opportun.
Open an IMS file and include all pertinent information and references, (e.g.
Ouvrez un dossier SGI (Système de gestion des incidents) et consignez-y tous les renseignements pertinents (p. ex.